De afgelopen jaren heeft onze overheid ingezet op decentralisatie van allerlei overheidstaken naar gemeenten: denk aan werk en inkomen, jeugdzorg en langdurige zorg. Om die taken goed te kunnen uitvoeren moeten gemeenten investeren in middelen en kennis. In dat opzicht is samenwerking met buurgemeenten een oplossing; andere gemeenten kiezen ook voor het samengaan op bestuurlijk niveau. Ook de drie afzonderlijke gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem besloten in 2016 om samen te gaan, met grotere slagvaardigheid als belangrijkste argument.

Het samenvoegen van gemeenten heeft veel voeten in aarde. Sowieso is het een proces dat zowel inwoners als gemeenteambtenaren meestal voor het eerst meemaken. Niet alleen moeten organisaties in elkaar opgaan en opnieuw worden ingericht, ook moeten alle regelingen en processen worden aangepast. Dat loopt van dienstverlening aan de burger tot en met financiën, personeel en ICT.

Eerst consolideren, daarna naar de cloud

Iemand die de impact op IT van zo’n gemeentelijk fusie goed kent, is Jan Visser, teammanager informatie bij gemeente Altena. In december 2018 begon hij bij gemeente Werkendam, die januari 2019 zou opgaan in de kersverse fusiegemeente Altena. In 2016 was het besluit tot samengaan al genomen en in de tussentijd zijn de gemeenten bezig geweest met de voorbereidingen van de bestuurlijke fusie. Op het vlak van IT is er bijvoorbeeld hard gewerkt aan het consolideren van de afzonderlijke applicatielandschappen, zodat de beoogde cloudmigratie van gemeente Altena daarna zo beperkt mogelijk van omvang zou zijn.

Ontzorging

Met het oog op de doelstelling om per 1 januari 2019 drie gemeenten te laten draaien op een nieuwe IT-omgeving was er in 2018 al een aanbesteding voor IT-dienstverlening uitgeschreven. De scope van de aanbesteding sloot aan op de IT-strategie: vereenvoudiging van het applicatielandschap, kostenreductie en ontzorging. “De uitdagingen van gemeenten op het vlak van informatiebeveiliging worden alleen maar groter. De nieuwe gemeente wil focussen op kerntaken, en daar vallen zaken als netwerkbeheer niet onder. Daarnaast was er een praktische belemmering: de nieuwe gemeente Altena betrok een voormalig regiokantoor van de Rabobank en dat bood geen ruimte voor een uitgebreid serverpark. We wilden ons kunnen richten op functioneel beheer en voor het overige zochten we een partner.”

Open Line kwam na de aanbesteding als winnaar uit de bus. Er is beoordeeld op de verschillende gebruikelijke factoren waaronder kosten en kwaliteit.

SaaS-first-strategie

Visser blikt terug: “We kwamen in de voorbereidende consolidatiefase uiteindelijk uit op zo’n 140 applicaties, wat voor een middelgrote fusiegemeente behoorlijk laag is. Hierbij speelde mee dat de drie gemeenten niet alleen deels eigen applicaties hadden, maar ook eigen leveranciers. Natuurlijk was er ook overlap. Er is meteen de keuze gemaakt om zoveel mogelijk te gaan voor SaaS-oplossingen. Ik schat in dat op 1 januari 2019 de helft al ‘versaasd’ was. Alleen de applicaties voor het sociaal domein waren nog niet geschikt om direct in SaaS-vorm aan te bieden. Hier heeft Open Line veel werk moeten verzetten om die via het netwerk beschikbaar te maken. Dat zijn belangrijke applicaties – je wilt ten koste van alles voorkomen dat uitkeringen niet overgemaakt kunnen worden. Nu zitten we qua SaaS op ongeveer 85%.”

Migratie + coronapandemie

Begin 2019 ging Open Line formeel van start met als eerste op het programma de cloudmigratie naar Open Line. De feitelijke overgang naar de Open Line cloud vond plaats in april 2020; het moment waarop de coronapandemie net in alle hevigheid was uitgebarsten. “In het migratieweekend waarop we live zouden gaan, hadden we veel leveranciers uitgenodigd; inclusief eigen medewerkers zouden er tegen de 100 medewerkers aanwezig zijn. Dat moest last minute worden omgevormd naar een ‘online migratie’. Daarna brak er een drukke periode aan. De medewerkers gingen over naar Office365 en begonnen met thuiswerken, dus er waren vrij veel incidenten,” aldus Visser, “Iedereen beschikte weliswaar over laptops en mobiele telefoons, en iedereen had in theorie toegang tot alle applicaties. En natuurlijk doe je technische, functionele tests en ketentests, maar er zijn altijd wel kinderziektes. Uiteindelijk is de continuïteit niet in gevaar geweest.” Visser bestempelt die tijd als een hectische periode.

Opbouwen van de relatie

Het jaar daarop kon Altena zich echter meer richten op het opbouwen van de relatie met Open Line: de juiste teams samenstellen, mensen aan elkaar koppelen. “Ook Open Line was door de coronapandemie door een hectische periode heengegaan. Onze partner had bovendien de omslag gemaakt van een productgerichte organisatie naar een verticale organisatie. Dat betekende dat inhoudelijk specialisten opnieuw verdeeld over teams moesten worden,” aldus Visser.

Terugkijkend constateert Visser dat gemeente Altena nu een goed functionerende hybride beheeromgeving heeft: de teams bestaan uit medewerkers van de gemeente en van Open Line. “We hebben nu bereikt dat vernieuwing en beheer op een goede manier zijn ingeregeld. Er is veel discipline en structuur op het vlak van changes, er is een change advisory board ingesteld. Het houtje-touwtje-niveau hebben we achter ons gelaten. Ook is het een grote geruststelling dat we nu één partner hebben waarmee we op technisch vlak kunnen sparren over informatiebeveiliging. Daarvoor zorgdragen is naar mijn idee bijna niet meer zelfstandig te doen voor een gemeente.”

Van PoC naar uitrol

Als het gaat om innovaties, komt Open Line ook proactief met ideeën, zegt Visser. “Ze ontwikkelen dan een PoC, waarmee toetsbaar wordt of het iets gaat opleveren. Als dat het geval is, kan er gemakkelijk een knoop worden doorgehakt om door te gaan. We hebben inmiddels twee vernieuwingsprojecten succesvol afgerond met Open Line: het uitrollen van Microsoft Intune, een device management systeem, iets wat buiten Citrix om moest vanwege het grootschalig thuiswerken. We hebben alle medewerkers gevraagd een keer terug te komen naar het kantoor. Nu hangen alle devices in de Intune-omgeving, zodat we een nieuwe applicatie op afstand kunnen uitrollen.

Ook al zit een ambtenaar in Singapore.”

Het tweede voorbeeld gaat over AutoCAD, een relatief zware applicatie die met name voor ruimtelijke ordening en beheer van de openbare ruimte wordt gebruikt. Visser legt uit: “Gebruik daarvan was lastig in combinatie met thuiswerken, dus ook daarvoor heeft Open Line een PoC ontwikkeld – met lokale rekenkracht in de cloud – die daarna is uitgerold, zodat óók tekenaars tijd- en locatie-onafhankelijk kunnen werken. We hebben naast het gemeentehuis nog een aantal wijklocaties, een soort steunpunten, waar medewerkers van de gemeente kunnen gaan zitten om te werken. Open Line heeft dus niet alleen oog voor de standaard werkplek, maar ook voor eindgebruikers met specifieke kenmerken en eisen.”