Faber Group is een internationaal georiënteerde organisatie voor de levering van duurzame pooling diensten en producten. Met meer dan vijfhonderd medewerkers focussen ze op circulariteit, het volledig ontzorgen van klanten en het hergebruiken van hulpbronnen. In dit artikel delen we hoe zij tot hun keuze voor Workspace 365 kwamen en welke stappen zij gezet hebben om hun moderne digitale werkplek te lanceren.

Start van de zoektocht

Faber Group bestaat uit meerdere dochterondernemingen, hierdoor hadden ze samenwerkingen met zes verschillende IT-service providers. Om te zorgen dat hun IT omgeving toekomstbestendig is wilden ze naar een centrale IT infrastructuur en zochten zij een dienstverlener die kon ondersteunen bij het implementeren van een uniforme manier van werken. Hierin was het belangrijk dat er een modern werkplek concept kwam waarbij meerdere divisies kunnen opereren onder hun eigen merk. Via een aanbestedingstraject kwamen zij uiteindelijk terecht bij OpenLine met Workspace 365.

Aanbesteding: van traditionele naar toekomstbestendige werkplek

In de laatste ronde van het aanbestedingstraject werden de drie overgebleven service providers uitgenodigd om een presentatie te geven. Hierbij waren ze onder de indruk van de manier waarop Open Line een combinatie bood tussen de traditionele IT omgeving, een nieuwe infrastructuur en een toekomstbestendige werkplek. Daarnaast moest de omgeving in staat zijn om de uitbreidingsstrategie van de Faber Group te faciliteren.

“Wij noemden deze fase voor de grap ook wel de beauty contest. Het aanbod moest technisch natuurlijk aansluiten op onze wensen, maar ook het uiterlijk van de digitale werkplek vonden wij heel belangrijk. Door de digitale werkplek, Workspace 365, sprong Open Line er nog verder uit en werd onze keuze duidelijk.” Aldus Tom Peeters, Group IT Director bij Faber Group.

Stap 1: Samenvoegen van het intranet en de digitale werkplek

De eerste stap voor het lanceren van Workspace 365 was het samenvoegen van het intranet en de digitale werkplek. In het verleden had Faber Group een intranet, deze werd echter nauwelijks gebruikt. Om die reden wilden ze dit vernieuwen en samenbrengen in de digitale werkplek.

“Workspace 365 is voor onze medewerkers de start van hun dag. Ze zien hun mails, agenda, video’s, het laatste nieuws en kunnen van daaruit al hun applicaties openen. Het mooie is dat we het kunnen koppelen aan andere platformen waardoor we zelf kiezen welke technieken we gebruiken op de achtergrond.” Aldus Joeri van Etten, Marketing & Communication Advisor bij Faber Group.

Binnen de werkplek werd als eerste het nieuws uit SharePoint ontsloten. Hierdoor krijgen alle medewerkers inzicht in het nieuws vanuit het hoofdkantoor. Als vervolgstap wordt ook het nieuws van de verschillende divisies aangeboden aan de personen voor wie dit relevant is.

“Sinds het lanceren van de nieuwe werkplek kunnen medewerkers eenvoudig informatie vinden en krijgen we bijna geen vragen meer over waar zij bepaalde documenten of policies kunnen vinden. Daarnaast zien we dat het nieuws goed ontvangen wordt.” Aldus Joeri van Etten.

Stap 2: Centraliseren van IT en vernieuwen digitale werkplek

De volgende stap naar de moderne werkplek werd gezet door alle infrastructuur en de moderne werkplek onder te brengen bij Open Line. Het gebruik van dezelfde partners en technologie heeft veel voordelen, terwijl de flexibiliteit en huisstijl behouden blijft. Zo kan ieder separaat label binnen de Faber Halbertsma Group een gepersonaliseerde werkplek krijgen, inclusief toegang tot relevante applicaties en nieuws.

“Door samen met Open Line te werken zijn we in staat om helemaal af te komen van ‘eilandautomatisering’ en gaan we zoveel mogelijk naar één standaard. We zien dat we hier op den duur enorme kosten mee kunnen besparen doordat alles minder omslachtig wordt en we gebruik maken van dezelfde standaarden binnen onze groep.” Aldus Tom Peeters.

Stap 3: Aanbieden van elk type applicatie, op ieder apparaat

Binnen de werkplek openen mensen eenvoudig al hun applicaties. In de werkplek zien zij alleen de applicaties die voor hun rol relevant zijn. Dit kunnen zowel de lokaal geïnstalleerde applicatieszijn, als de virtuele applicaties (op basis van Citrix) en webapplicaties. Door single sign-on te implementeren kunnen mensen alle applicaties met één klik openen, zonder steeds opnieuw in te loggen.

Vereenvoudigen van Microsoftoplossingen

Binnen de werkplek worden oplossingen van Microsoft ontsloten om deze eenvoudiger te maken in gebruik. Zo zien medewerkers het nieuws vanuit SharePoint,kunnen ze eenvoudig zoeken naar teams in Teams en documenten aanmaken vanuit de werkplek. Hierdoor konden medewerkers sneller wennen aan de nieuwe oplossing en kunnen ze eenvoudig documenten openen, bewerken en veilig delen vanaf ieder apparaat.

Plannen voor de toekomst

De digitale werkplek blijft zich continu ontwikkelen. Een van de projecten waar ze nu aan werken is om nog meer divisies onder te brengen bij Open Line en om alle lokale brands te helpen om een eigen intranet te bieden binnen de werkplek.“We zijn erg blij met de werkplek en de samenwerking met Open Line. Wat we heel fijn vinden is het persoonlijke contact. Je kunt namelijk alles vastleggen in contracten, maar er is altijd wel iets wat daar niet in vaststaat. Ze gaan hier flexibel mee om en schakelen snel.” Aldus Tom Peeters.