De MeanderGroep in Zuid-Limburg levert zorg in elke fase van het leven; van geboortezorg tot verpleeghuiszorg en alles daar tussenin. De organisatie telt in totaal veertig locaties, van grote woonzorglocaties tot kleine ‘print- en plaslocaties’ voor ambulante teams. Omdat al die locaties steeds afhankelijker zijn van hun netwerk, heeft MeanderGroep besloten om het netwerkbeheer uit te besteden aan Open Line.

Danny Kokol, stafdirecteur I&A, vertelt: “In het verleden had MeanderGroep vrijwel alle ICT in eigen beheer. Omdat ICT echter een steeds belangrijkere rol speelt, niet alleen op onze kantoren maar juist ook in de zorg, wordt het ook steeds belangrijker dat de systemen altijd beschikbaar zijn. Neem bijvoorbeeld domotica. Je kunt een woonzorglocatie van nog zoveel sensoren voorzien, maar als het netwerk niet betrouwbaar is en de signalen niet doorkomen bij de zorgmedewerkers, dan creëer je schijnveiligheid. Omdat ICT-systemen steeds complexer worden en hooggeschoold personeel schaars, heb ik toen ik in 2020 hier begon, een nieuw strategieplan voor I&A geschreven met als belangrijkste richting dat wij zelf een regieorganisatie worden. Onze afhankelijkheid van ICT wordt gewoon te groot om dat allemaal nog zelf te blijven doen.” 

Netwerk historisch gegroeid 

Om ICT makkelijker te kunnen outsourcen, is het noodzakelijk om te standaardiseren en uniformeren. Eén van de terreinen waarop dat geldt is het netwerk. Remy van der Wal, coördinator service desk en netwerkbeheerder bij MeanderGroep, kan dat alleen maar beamen. “We hebben veertig locaties. Het LAN is van lieverlee gegroeid en uitgebreid al naar gelang de behoeften op een locatie. Omdat de behoeften overal anders zijn, zien die netwerken er ook allemaal anders uit. Dat is gewoon historisch zo gegroeid.” 

Kokol ziet het risico van die situatie: “Er is in onze organisatie niemand die zo goed als Remy weet hoe de situatie op al onze kantoren en woonzorglocaties is. Dat is natuurlijk een risico, want als Remy ziek wordt of op vakantie is en we hebben een grote netwerkstoring, dan moeten we maar afwachten of andere collega’s bij ICT die kunnen oplossen. In het verleden konden we dat ons nog wel veroorloven, want toen werd in ons primaire proces nauwelijks ICT gebruikt. Dat is nu echter anders.” 

Bovendien gaat vandaag de dag ook hele kritische communicatie via het LAN, zegt Van der Wal. “Tien jaar geleden was het nog heel normaal om een apart netwerk te hebben voor bijvoorbeeld een spreek-luisterverbinding of domotica. Vandaag de dag gaat dat allemaal over hetzelfde IP-netwerk als de rest van de communicatie, zonder dat daar hiërarchie in is aangebracht. Als een bewoner, die wil Facetimen met familie, even geen netwerkverbinding heeft dan is dat vervelend, maar als zorgalarmen niet doorkomen, dan kan dat potentieel zelfs levensbedreigend zijn.” 

Partner in innovatie 

Om die reden besloot MeanderGroep op zoek te gaan naar een managed services partner die het netwerkbeheer kan overnemen en die de organisatie in de toekomst kan ondersteunen bij innovatie. Kokol en Van der Wal gingen met drie leveranciers in gesprek. Open Line sprong er bovenuit, vertelt Van der Wal. “Wij nemen al heel lang hostingdiensten af bij Open Line, dus wij kennen het bedrijf en weten dat zij eerlijk en kritisch zijn. Als iets niet kan of niet verstandig is, dan zal Open Line dat altijd zeggen.” Die eerlijkheid kwam al in het eerste inventariserende gesprek tot uitdrukking, zegt Kokol. “Wij vroegen de dienstverleners om een complete as-a-service dienst, waarbij we dus niet alleen het beheer als dienst bij onze partner afnemen, maar ook alle netwerkcomponenten. Open Line raadde dat af.” 

Ralph Evertz, Account Executive bij Open Line, vertelt waarom. “Netwerkcomponenten hebben behoorlijk lange afschrijvingstermijnen. Die zijn de afgelopen jaren ook alleen maar langer geworden omdat de hardware ‘dom’ is geworden en de intelligentie in software zit. Die software kun je upgraden zonder dat je de hardware hoeft te vervangen. Veel componenten in het huidige netwerk zijn nog lang niet afgeschreven. Bij de componenten die wel aan vervanging toe zijn, is het voor MeanderGroep vanwege die lange afschrijvingstermijnen op lange termijn veel goedkoper om zelf upfront te investeren in de netwerkapparatuur dan deze als dienst af te nemen, vooral omdat je een netwerk niet super flexibel hoeft te kunnen op- of afschalen. Als je de netwerkapparatuur in eigendom hebt, ben je bovendien als klant veel flexibeler om te wisselen van managed services provider dan wanneer je het netwerk as-a-service afneemt. Want dat zou betekenen dat je leverancier ook alle netwerkapparatuur weghaalt bij beëindiging van het contract. Dat is natuurlijk een onwenselijke situatie.” 

Uniformeren en standaardiseren 

Open Line neemt het Cisco-netwerk as-is over. Dat betekent dat de samenwerking tussen Van der Wal en Open Line - zeker in de eerste periode - heel intensief zal zijn. “Ons huidige netwerk is nog niet geoptimaliseerd”, zegt Van der Wal. “Omdat we zoveel verschillende locaties hebben en evenzoveel verschillende situaties, zal het voor Open Line even duren voor het voor hen net zo vertrouwd is als voor ons. Mijn rol zal echter steeds kleiner worden als het netwerk in de toekomst wordt geüniformeerd en gestandaardiseerd.” 

Open Line blijft door innoveren op het huidige Cisco-netwerk. Evertz: “Wat dat betreft hebben wij dezelfde visie als MeanderGroep: door te kiezen voor een A-merk leverancier betaal je wellicht iets meer voor de apparatuur, maar die investeringen verdien je terug doordat het netwerk veel betrouwbaarder en stabieler is en de afschrijvingstermijnen langer zijn. Bovendien is Cisco een heel innovatieve partij. We verzekeren ons met een keuze voor dit merk ervan dat we kunnen blijven doorontwikkelen. Tot slot is de security bij Cisco heel goed geborgd.” 

Kritische houding 

De beide heren zijn blij dat ze bij al dit soort beslissingen nu een kritische partner hebben die hen kan challengen. Kokol: “De complexiteit is vandaag de dag zo groot dat wij ook niet alles overzien. Daarom ben ik heel blij met de kritische houding van Open Line. Ze geven gevraagd, maar vooral ook ongevraagd advies. Ze zullen nooit meegaan in ons idee als zij daar niet van overtuigd zijn. Dat vind ik heel prettig. Het geeft vertrouwen.” 

Evertz weet dat MeanderGroep ook wat zal doen met zijn advies. “Wij zien ook wel eens dat klanten vragen om een kritische houding van ons. Maar als puntje bij paaltje komt slaan ze dan toch onze adviezen in de wind. MeanderGroep staat er gelukkig anders in. Zij luisteren naar ons advies.” 

De gesprekken kunnen soms best even hard tegen hard gaan, zegt Kokol. “Maar we komen er altijd samen uit en de eindoplossing is altijd beter dan dat die zou zijn als één van ons te makkelijk meebuigt met de ander. Zonder wrijving geen glans. Dat je ondanks die wrijving toch goed kunt samenwerken, is best bijzonder. Dat maakt Open Line voor ons een unieke partner.”