Tot voor kort een stabiele factor op de achtergrond in onze gezondheidszorg, maar sinds de coronapandemie in extreem turbulente omstandigheden opererend: de regionale GGD’en. Snel kunnen inspelen op veranderingen met een groot maatschappelijk belang, dat vraagt om goede samenwerking met alle partijen en partners in de keten. Raymond Stijns, hoofd PICA bij GGD Zuid-Limburg, over uitbesteden van IT: “Kwaliteit zit ‘m echt in hetgeen niet op papier staat.”

De GGD’en in Nederland zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet publieke gezondheid. Ze doen dat volgens een regionaal organisatiemodel, met de GGD GHOR als overkoepelende vereniging. Ze worden gefinancierd door groepen van gemeenten, overwegend omdat de meeste gemeenten te klein zijn om deze wet afzonderlijk uit te voeren. Alleen Den Haag en Amsterdam hebben elk een eigen ​‘stads-GGD’. Hoewel de meeste besluitvorming op landelijk niveau plaatsvindt, is het ook beleid dat de uitvoering vrijwel volledig decentraal ligt. Daarnaast bestaan er grote verschillen tussen GGD’en, zowel in (geografisch) werkgebied als takenpakket.

Regionale verschillen

Raymond Stijns, hoofd van de afdeling PICA bij GGD Zuid-Limburg (hierna: GGD ZL), legt uit wat de impact is van die regionale kenmerken en verschillen op de ICT van een GGD-organisatie. ​“Onze organisatie bedient 610.000 inwoners in zowel landelijk als stedelijk gebied – Maastricht is onderdeel van het werkgebied – en dat werkt door in de diversiteit van onze dienstverlening.” 

Op de eerste plaats vraagt een stad om andere diensten dan het platteland. Denk aan de vangnetrol van de GGD voor mensen die zelf niet om zorg of hulp vragen, maar die wel nodig hebben. Dat vraagstuk is in steden vaak omvangrijker dan in plattelandsgemeenten. De verschillen komen ook terug in de manier waarop priklocaties rondom de coronabestrijding worden opgezet: kleinschalig en fijnmazig, of juist beperkt en grootschalig? Stijns: ​“Daarnaast is GGD ZL een zogenaamde brede GGD, die ook andere taken uitvoert naast de taken die bij de Wet publieke gezondheid horen. Zo hebben we een eigen ambulancedienst en maakt ook Veilig Thuis onderdeel uit van ons werkpakket, net als de dienst Forensische Geneeskunde. De impact hiervan op ons ICT-landschap is enorm.”

Versnippering

GGD ZL heeft ongeveer 110 applicaties in beheer. Voor het geheel geldt dat er gewerkt wordt volgens de NEN 7510-norm voor beveiliging van medische gegevens. Maar slechts een klein deel van alle applicaties is generiek of volgt een landelijke standaard. Dat zorgt voor grote versnippering op het vlak van leveranciers en de wijze waarop applicaties zijn gebouwd. Daarnaast hebben verschillende ketenpartners, net als de GGD’en, ook hun eigen landelijke beleid met decentraal maatwerk. Zo is er Veilig Thuis Nederland dat beleid uitstippelt maar kiezen lokale Veilig Thuis-organisaties ook voor eigen oplossingen. 

Een ander, concreet voorbeeld van die versnippering: alleen al in het zorgdomein heeft GGD ZL te maken met drie verschillende systemen voor beveiligd e‑mailen. Stijns: ​“Daar moeten wij integraties voor realiseren, zodat die mail-applicaties met elkaar te gebruiken zijn. Op het moment dat een ketenpartner besluit over te stappen op een ander tool, dan is het maar de vraag hoe dat aansluit op de rest van ons landschap.”

In hoeverre is die versnippering een obstakel bij het formuleren van een eigen IT-strategie? Stijns licht toe: ​“Strategische keuzes zoals cloudfirst of open source zijn nog wel te maken. Het venijn zit meer in de details. De autonomie van lokale organisaties leidt vooral tot problemen als je op landelijk niveau wilt samenwerken of informatie in beeld wilt krijgen.” Stijns geeft als voorbeeld de definitie van een wachtlijst. Dat wordt door verschillende instanties verschillend geïnterpreteerd en verwerkt in systemen. En de GGD’en gebruiken verschillende instrumenten om bijvoorbeeld de psychische gezondheid van kinderen in kaart te brengen. ​“Vooral op landelijk niveau heb je last van de eigen zienswijzen van al die afzonderlijke organisaties.”

‘Versaasen’

Bij het ​‘versaasen’ van applicaties worden voorwaarden gesteld aan beheer en veiligheid – ook het laatste is in de vorm van preventie, beheer en recovery belegd bij Open Line. Maar ook andere factoren spelen mee. ​“Bij sommige applicaties is de support vanuit de leverancier bijvoorbeeld slecht geregeld. Dat kan een reden zijn om afscheid te nemen in plaats van te gaan voor versaasen. Bij dit soort beslissingen werken we nauw samen met Open Line, maar we nemen wel het voortouw.” Vaak moet het team van Stijns ook intern de neuzen dezelfde kant op krijgen. Soms hebben managers bijvoorbeeld in het verleden zelf Excel-lijstjes ontwikkeld of applicaties in gebruik genomen. ​“Tegenwoordig gelden er andere eisen,” aldus Stijns, ​“Professionals moeten tijdig hun applicaties vernieuwen, maar wel graag in overleg met ICT.”

Landelijk beleid

Bij applicaties zoals CoronIT en de Coronamelder heeft GGD ZL vooral te maken met landelijk beleid. Ook dat kan lokaal tot knelpunten leiden. Bijvoorbeeld omdat oplossingen niet goed aansluiten, of in een zeer hoog tempo moeten worden uitgerold. Of omdat er gekozen wordt voor uitprinten van gegevens terwijl er verder digitaal wordt gewerkt. ​“Dan moet je je simpelweg aanpassen,” legt Stijns uit, ​“En dat heeft, zeker rond de coronabestrijding, ook erg veel gevraagd van Open Line. Corona is ons overkomen en Open Line heeft hier perfect op ingespeeld. Wij zijn afhankelijk van landelijk beleid en landelijke richtlijnen, beiden niet altijd goed voorspelbaar. In week 40 moet er een locatie bij, in week 42 blijkt dat het er zes moeten zijn inclusief 300 mensen, 300 accounts en flink wat infrastructuur.” Stijns denkt dat het heeft geholpen dat Open Line sterk geworteld is in de regio van GGD ZL – sowieso zou dat wel eens best belangrijk kunnen zijn voor een regionale publieke dienst. 

De dynamiek rondom corona is de afgelopen periode uiteraard door heel veel organisaties gevoeld. De GGD’en hebben tijdens de coronapandemie echter permanent onder een vergrootglas gelegen. Hoe groot is die dynamiek? De meeste GGD’en zijn niet de enige instantie die vaccineren. De GGD’en werken nauw samen met bijvoorbeeld zorgpartijen die zelf vaccineren: zoals verpleeghuizen, de VVT-sector, huisartsen of GGZ-professionals. Op beleidsniveau komen er aanwijzingen vanuit het RIVM, het ministerie van VWS en de koepelorganisatie van de 24 GGD’en: GGD GHOR. Omdat de GGD’en in korte tijd een enorm werkpakket op zich afkregen, moest iedere lokale organisatie over de volle breedte opschalen. Een voorbeeld: de apart opgezette corona-organisatie van GGD Hollands Noorden groeide in minder dan een jaar tijd met 700 nieuwe medewerkers; GGD ZL had op het hoogtepunt 1.200 medewerkers extra aan boord. Dat kan alleen als IT en HR zeer nauw samenwerken en er snel nieuwe tools zoals een workforcemanagement-applicatie kan worden uitgerold.

Samenwerking

Open Line en GGD ZL werkten ook pre-corona al met elkaar samen. Wat heeft die samenwerking tot nu toe opgeleverd? Vast staat dat er een enorm verschil is met de uitgangssituatie van zo’n negen jaar geleden. Stijns licht toe: ​“Toen hadden we vier systeembeheerders die elk een rek met servers beheerden. Als er ergens iets stuk ging, leidde dat vaak tot problemen in de drie andere racks. Uitbesteden heeft ons uniformiteit en borging van kwaliteit gebracht en dat zien we terug in een enorme terugloop van het aantal P1’s en veel meer stabiliteit. Dat zorgt voor rust bij het IT-team en minder gedoe in de operatie. Daarnaast is de invulling van security – preventie, beheer en recovery – samen met Open Line gestructureerd ingericht. Het is eenvoudigweg niet meer mogelijk om security te regelen over alleen de as van preventie. De monitoring ligt bij Open Line, ook recovery is een essentieel onderdeel.”

Een passende partner

Stijns legt uit dat GGD ZL bewust heeft gekozen voor een niet te grote organisatie als IT-dienstverlener. ​“Zo krijg je niet met te grote verschillen tussen de lagen van de organisatie te maken. Met andere woorden: bij escalatie kom je snel bij het juiste niveau uit. Dat facet is bij Open Line erg goed geregeld. De dienstverlening buiten de formeel vastgelegde servicelevels om is ook opvallend. Alleen terugwijzen naar een contract is niet haalbaar voor GGD ZL en dat begrijpen ze. En wij op onze beurt maken vervolgens geen misbruik van de flexibiliteit die geboden wordt als het nodig is. Wij draaien 24×7, dan ben je gebaat bij formele afspraken, maar de kwaliteit zit ​‘m juist in hetgeen niet op papier staat.”